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仕事の効率・生産性を高めるためには、時間を上手に使う力が必要です。
決められた時間の中で仕事をやりきるためには、タスクとリソースの時間配分を効率的かつ適切な行わなければなりません。
時間管理のコツはスケジュールとタスクとリソースの3要素の組み合わせと配分の方法にあります。
ですから、時間管理(タイムマネジメント)には、スケジュール管理(時間)、タスク管理、リソース管理の3つの管理があります。
ここでは、時間を適切に管理し、業務遂行力を高める時間管理(タイムマネジメント)の実践方法とコツについてツールと事例で説明します。

<目次>
時間管理の必要性
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スケジュール管理の方法とコツ
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時間リソース管理の方法とコツ
時間管理シートによる実践手順

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時間管理の3要素の管理方法

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時間管理の必要性

 
なぜ、時間管理が必要なのでしょうか?
時間は有限です。仕事に使える時間も限りがあります。
日々行う仕事の内容は、同じことの繰り返しだけではなく、多様化、複雑化しています。
また、仕事は一人で完結するものではありません。多くの人と連携して進めることで、一人で行う以上の成果が期待できますが、多くの人が関われば関わるほど、不確実性が増大します。
また、サイクルが長い仕事を複数抱えていて、それらを並行して進めていかなければならないこともよくあります。
このように、限られた時間のなかで、仕事を進めていくうえで、時間管理は必要不可欠なのです。
また、仕事は進め方次第で、生産性や効率が変わります。
つまり、時間管理次第で、残業時間や仕事の成果がちがってくるのです。

時間管理の3つの要素

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時間管理には3つの要素があります。
1つ目は、スケジュール管理です。面談や会議など、時間を決めて約束したこと、つまり、アポイントメントを管理することです。
2つ目は、タスク管理です。提案書や資料の作成、事務処理など、やらなければいけないことではありますが、いつやるかは、ある程度、自分で決められるようなことです。時間的な自由さがある仕事の管理を行います。
3つ目は、時間リソース管理です。リソースは、資源という意味です。例えば、1日8時間勤務であれば、1週間に40時間のリソースがあるということになります。限りある時間リソースの管理を行います。
それでは、それぞれのポイントについて、説明していきます。

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まず、スケジュール管理のポイントです。

1つ目は、スケジュールの一元管理です。

ある会議の予定はカレンダーに記入し、ある面談の予定はメモに記入していたとします。情報がバラバラに存在すると、必要なときに何を見てよいのかわからなくなったり、アポイントメントについてミスをすることも多くなったりします。
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そのために、手帳やカレンダー、スケジュール管理ソフトなどのツールを利用します。

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アポイントメントと空き時間が、ひと目でわかるように工夫しましょう。新しいアポイントメントの設定やタスク管理をしやすくします。また、アポイントメントの開始時刻と終了時刻がわかるようにします。アポイントメントの前後に移動時間があるときは、それもわかるようにしておきます。

3つ目は、スケジュール確認後のアポ決定です。

新しくアポイントメントを入れるときは、記憶に頼るのではなく、必ず、自分のスケジュールを確認してから予定を決定しましょう。そうすることで、ダブルブッキングを防ぎます。また、スケジュール全体を見ながら、業務上、都合のよい時間を選んで調整することができます。

4つ目は、アポはスケジュールに即反映です。

新しいアポイントメントが入ったら、その場ですぐに、手帳やカレンダー、スケジュール管理ソフトなどに反映します。すぐに反映することで、記載漏れを防ぎます。

タスク管理の方法とコツ

 
次に、タスク管理のポイントです。
タスク管理のポイントは、
 ・タスクの見える化
 ・着手予定日と納期の見える化
 ・必要な情報の見える化
 ・自分が使える時間の見える化
 ・仕事の改善
の5つです。
それでは、それぞれについて、見ていきましょう。

タスクの見える化

 
1つ目は、タスクの見える化です。
まず、仕事が発生したら、仕事そのものの見える化を行います。
そして、仕事の目的とアウトプットを明確にします。事例では、カードに、仕事の内容と、その目的、アウトプットを記入する方法を取っています。
次に、仕事をタスクに分解します。
仕事の目的とアウトプットが明確になっていれば、そのために何を行わなければいけないのかが明らかになり、仕事を作業に分解することができます。
タスクは、仕事を作業レベルに分解したものです。仕事を大きな塊で見ていると、今日行う作業が何であり、どれぐらいの時間を要するのかがすぐにはわからないので、日々の管理がしにくくなります。仕事をタスクに分解する習慣をつけましょう。

着手予定日と納期の見える化

 
2つ目は、着手予定日と納期の見える化です。
事例は、タスクカードです。タスクカードに、作業内容を簡潔に記載します。
そして、このタスクは、いつまでに行わないといけないのか、納期を明らかにします。
次に、予定工数を見積もります。過去の実績、経験から見積もります。全く新しい仕事は、おおよそでよいので見積もります。
次に、いつから行うのか、着手予定日を明らかにします。タスクの納期と予定工数、他に抱えているタスク、アポイントメントなどを考慮して、着手予定日を決定します。
着手予定日を決定することが大切です。納期だけを気にしていると、目の前の、納期が迫っている仕事に追われ、結局は、納期ギリギリに、慌てて仕事をこなすことを繰り返してしまいます。いつやるかを決めましょう。

必要な情報の見える化

 
3つ目は、必要な情報の見える化です。
仕事を頼もうと思って連絡をしたら、相手は長期出張でおらず、仕事の段取りが狂ってしまったというような経験はありませんか?
また、取引先の会議日程を知っていれば、それより以前に提案することができたのに、タイミングを逸してしまったというようなこともあります。
このようなことを防ぐために、タスクを行ううえで必要な情報を日ごろから収集し、明確にしておきます。
では、必要な情報にはどんなものがあるのでしょうか?
例えば、仕事を指示しようと思っている部下の予定や、上司の予定、社内の他部署のイベントなどの予定、取引先の会議やイベントなどの予定です。
社内であれば、スケジュールを共有する仕組みを構築し活用すれば、スケジュールの共有は比較的容易です。他社の予定については、日々のやりとりのなかからキャッチすることができます。

自分が使える時間の見える化

 
4つ目は、自分が使える時間の見える化です。
例えば、1日8時間の勤務であれば、1週間に40時間あることになりますが、すべての時間を、タスクの処理に充てることはできません。
朝礼や、様々な会議やミーティング、面談、プレゼンテーションなど、アポイントメントがあり、それ以外の時間でタスクを行うことになります。
スケジュールの管理のポイントでも触れましたが、タスクをいつ行うのかを検討するうえで、アポイントメントとそれ以外の時間を見える化することが大切です。
自分が本当に使える時間がどれだけあるかを、ひと目見てわかるようにしておきます。視覚的に捉えられるようにします。そうすることで、着手予定日が決めやすくなったり、日々の仕事の予定が立てやすくなったりします。
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仕事の改善

 
5つ目は、仕事の改善です。
今ある仕事、発生する仕事をそのままスケジューリングするだけでは、大きく生産性は向上しません。改善を行い続けることによって生産性は向上していきます。ここでは、いくつかの改善の概要を簡単にご紹介します。

1つは、ムダ取り改善です。
作業を正味と非正味作業に分け、非正味作業のなかにあるムダを優先的に排除して、時間を獲得します。そして、その時間枠分、正味作業時間枠を増やします。
正味作業は、一言でいうと、付加価値のある仕事です。顧客に対して、直接的に、価値を提供している本業としての仕事、本業の品質・コスト・納期を、直接左右する、影響力の大きい、支援的な仕事、遵法性、社会性に関わる仕事です。例えば、加工現場の組み付け作業、営業での顧客へのヒアリング、提案書作成、商品企画、設計、評価、サポートデスク、契約書作成、締結、請求、支払いなどがあります。非正味作業は、一言でいうと、付加価値のない仕事です。組織運営上必要なコミュニケーション、監視、管理の仕事、管理のまずさやミス等から発生した付帯的な仕事、または、フォロー仕事、慣例による仕事です。例えば、部品を取りに行く作業、工具を探す作業、ヒアリング結果の報告会、提案書の検討会議、提案書や企画書の修正、やり直し、契約書の変更、過払い処理などがあります。

1つは、仕事の整理改善です。
仕事の整理改善は、顧客にとって価値のない、または、価値の低い仕事をやめる改善です。タスク毎の目的とアウトプットを明確にすると、そのタスクそのものの価値を考えやすくなります。

1つは、平準化です。
アポイントメントやタスクの状況を正しく把握し、日による偏りをならします。1日単位で時間管理を行うだけでなく、週単位など、仕事のサイクル単位で時間管理を行うことで、平準化が検討しやすくなります。
改善は、個人で行うことができるものと、職場で行うもの、職場で行ったほうが効果が大きいものがあります。個人で自分の仕事の見直しをはかるとともに、職場での改善も行い、職場における時間管理にも取り組んでみてください。

時間リソース管理の方法とコツ

 
最後に、時間リソースの管理のポイントです。

1つ目は「時間リソースと仕事量のバランスをとる」です。
式で表すと、「時間リソース≧予定の仕事+予定外の仕事」となります。
仕事には、飛び込みで入るものもあります。予定の仕事だけで考えてしまうと、結局、仕事がまわらなくなったり、それを回避するために、時間外労働が発生することになります。
自分の持っているリソースは限られているわけですから、極端に仕事量が多い状態が、慢性的に続かないようにします。自分の時間リソースと仕事量を把握しておき、指示された仕事を行うことで、納期遅れの可能性が高くなったり、他の仕事の変更が発生したりする場合は、指示をした上司に相談したり、自分に権限があれば調整したりしましょう。
仕事量が多い場合を中心に話を進めてきましたが、仕事量が少ない場合も問題です。管理者の仕事として、職場全体としての時間リソースと仕事量のバランス、所属するメンバー間の時間リソースと仕事量のバランスも見ていく必要があります。リソースとタスクの平準化をしましょう。

2つ目は「自分が使えるまとまった時間の確保」です。
図を見てください。ある1日の予定です。ほとんど1時間おきにアポイントメントが入っています。これでは、自分がタスク処理に使える時間が、その間の1時間ということになります。これでは、難易度が高い、時間がかかるタスクに集中して取り組むことができません。
アポイントメントを設定する際に、できるだけ、かためて入れることで、自分が使えるまとまった時間をつくります。
図では、4時間確保できています。通常、仕事は、集中して連続的に行うほうが、ミスも少なく、生産性も高くなります。予定の組み方も工夫してみましょう。

時間管理シートによる実践手順

 
では、「時間管理シート」を使って時間管理を実践してみましょう。
スケジュール管理やタスク管理のソフトやアプリ、手帳などを利用して管理をされている方もいらっしゃると思いますが、ここでは、説明した考え方、ポイントを実践していただくために「時間管理シート」を使用します。
それでは、事例のような「時間管理シート」を用意しましょう。
エクセルなどで簡単につくることができます。
次に、アポイントメント用に、サイズの異なる付箋紙を3種類用意してください。
同じく、タスク用に、サイズの異なる付箋紙を3種類用意してください。
付箋紙のサイズは、工数、つまり、時間を表しています。一番小さなものが30分、次が60分、一番大きなものが120分です。
「A4サイズの時間管理シート」で使用しやすいサイズは、30分のものが50×7.5ミリメートル、60分が50×15ミリメートル、120分が50×38ミリメートルです。多少大きいものもありますが、切ったり、折ったりすることで工夫して使用します。
また、手元に同じ大きさの付箋紙がない場合も、60分の大きさのものを少し重ねることで120分の大きさにするなどして、工夫してみてください。わざわざ購入する必要はありません。あるものを利用してください。
大切なのは、工数、つまり、時間がひと目でわかるようになっていることです。

時間管理を行う週を決める

 
準備ができましたら、時間管理を行う週を決めましょう。
まず、今週、または、来週で、稼働のサイクルに合わせて、日付を記入します。
次に、自分の勤務時間に合わせたタイムラインにするために、必要があれば、時間を修正してください。
事例は8時から19時までになっています。
自社の勤務時間に合わせてください。

スケジュール管理

 
それでは、スケジュール管理から説明します。スケジュール管理を行うには、まず、アポイントメントを明確にすることから始めます。
アポイントメントとは、時間を決めて約束したことで、会議やミーティング、面談などがあります。
アポイントメント用の付箋紙を手元に準備してください。アポイントメントを書き出していきます。
例えば、10月15日の9時から10時で、全体ミーティングの予定があれば、工数は60分ですから、60分の付箋紙に、「全体ミーティング」と記入します。
10月16日から19日の4日間、9時から9時30分で、朝礼と係ミーティングの予定があれば、工数は30分ですから、30分の付箋紙に、「朝礼・係ミーティング」と記入したものを4枚つくります。
10月16日の14時30分から16時30分で、X社のプレゼンテーションが予定されていれば、工数は120分ですから、120分の付箋紙に、「X社 プレゼン」と記入します。
このように、今あるアポイントメントを記入していきます。

 
アポイントメントの抽出が終わったら、時間管理シートを手元に準備します。
そして、アポイントメントを、タイムラインに配置していきます。
朝礼や定例の会議やミーティングなど、繰り返し性のあるものは、はじめに配置しておきます。
出張や、プレゼンテーション、臨時の会議などは、発生したら、その都度、追加していきます。
そうすることで、アポイントメントと空き時間の見える化を行います。
また、予定工数のサイズの付箋紙を、開始時刻に合わせて配置することで、終了時刻もわかるようになり、アポイントメントの開始時刻と終了時刻の見える化を行うことができます。
それでは、アポイントメントを記入し、時間管理シートに配置してください。

タスク管理

 
それでは、タスク管理です。まず、タスクを明確にします。
タスクとは、時間的な自由さがある仕事のことで、 資料作成や提案書作成、事務処理などがあります。
タスク用の付箋紙を手元に準備してください。タスクを書き出していきます。
例えば、支社日報確認という日次の定例業務の場合、過去の実績から予定工数が30分だとすると、30分の付箋紙に、「支社日報確認」と記入したものを、5枚つくります。
Rシステム導入検討資料作成というタスクの場合、納期が10月18日の11時で、予定工数が120分だとすると、120分の付箋紙に、タスク名と納期を記入します。
●●企画ラフ案作成というタスクの場合、納期が10月17日で、予定工数が60分だとすると、60分の付箋紙に、タスク名と納期を記入します。
このように、今あるタスクを記入していきます。タスクは、作業レベルで記載するようにしましょう。
タスクをカード化することで、タスクの見える化を行うことができます。
また、付箋紙に納期を記載することと、付箋紙のサイズを工数によって使い分けることで、納期と予定工数の見える化を行うことができます。

 
タスクの抽出が終わったら、アポイントメントを配置した時間管理シートを準備します。
タスクを、タイムラインに配置していきます。
アポイントメント以外の時間と、納期、予定工数を見ながら、着手予定日を決めます。タスクは予定の仕事です。予定外の仕事が入ることも考慮して配置します。
その日の工数からオーバーするタスクは、いったん欄外に置いておきます。
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また、短時間でできるようなことなどは、移動時間に行うなど、すきま時間の利用します。
アポイントメント、タスク、空き時間がひと目でわかるようなツールを利用して時間管理を行いましょう。
それでは、タスクを記入し、時間管理シートに配置してください。

時間管理の実践

 
アポイントメントやタスクには、変更があります。変更が発生したら、そのタイミングで、時間管理シートに追加、修正を行います。
時間管理シートや、他のツールを利用して、実際に、時間管理を継続して行い、生産性を高めましょう。そして、時間外労働を適正化し、仕事もプライベートも充実させましょう。

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【この記事を書いた人:松井順一

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